Politica de confidențialitate

1. Temeiul legal

Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu:

• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR)
• Legea nr. 190/2018 privind măsurile de punere în aplicare a GDPR
• Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor personale în sectorul comunicațiilor
• Directiva 2002/58/CE (ePrivacy), transpusă în legislația română

2. Ce date colectăm și de ce

Date de cont (utilizatori înregistrați)

Ce: Prenume, nume, adresă email, parolă (stocată criptat bcrypt), opțional: număr de telefon, date firmă (denumire, CUI, adresă facturare), județ, localitate.

Scopul: Autentificare, gestionarea contului, emiterea documentelor fiscale.

Temeiul: Art. 6(1)(b) GDPR — executarea contractului.

Retenție: Pe durata existenței contului + 3 ani de la ștergere (obligații legale) sau 3 ani de la ultima autentificare (conturi inactive).

Date de verificare IMEI / serial

Ce: Numărul IMEI sau seria introdusă, rezultatul verificării, data/ora, ID-ul contului (dacă există).

Scopul: Furnizarea serviciului, istoricul verificărilor, suport tehnic.

Temeiul: Art. 6(1)(b) GDPR.

Retenție: 2 ani (cont înregistrat) / 30 de zile acces la raport (fără cont).

Date de plată

Ce: Nu stocăm date de card. Viva.com (Viva Payments S.A.) procesează plățile. Păstrăm: ID tranzacție, sumă, monedă, dată, status.

Scopul: Confirmare plată, emitere factură, rambursări.

Temeiul: Art. 6(1)(b) și art. 6(1)(c) GDPR (obligații fiscale).

Retenție: 10 ani (conform Codului fiscal român).

Mesaje de suport / contact

Ce: Nume, email, subiect, conținutul mesajului, IP și user-agent la trimitere.

Temeiul: Art. 6(1)(f) GDPR — interes legitim (gestionarea relației cu clienții).

Retenție: 3 ani.

Date tehnice și de securitate

Ce: Adresă IP, browser, sistem de operare, acțiuni relevante pentru securitate (autentificări, erori).

Scopul: Prevenirea fraudei, securitatea platformei, diagnosticarea erorilor.

Temeiul: Art. 6(1)(f) GDPR — interes legitim.

Retenție: 1 an.

Date analitice (cu consimțământ)

Dacă acceptați cookie-urile de statistici, colectăm date anonimizate despre utilizarea platformei prin Google Analytics 4. Detalii în Politica de cookie-uri.

Temeiul: Art. 6(1)(a) GDPR — consimțământ.

3. Prelucrare AI

Rapoartele AI generate de Codat.ro utilizează modele furnizate de OpenAI (OpenAI, L.L.C., SUA). Datele transmise constau exclusiv în informațiile tehnice despre dispozitiv (rezultatele verificărilor), fără date de identificare personală. Transferul se realizează pe baza Clauzelor Contractuale Standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană.

Nu utilizăm sisteme AI clasificate ca risc înalt conform Regulamentului (UE) 2024/1689 (AI Act) pentru luarea de decizii care afectează drepturile fundamentale ale utilizatorilor.

4. Destinatari și transferuri internaționale

Datele dvs. pot fi accesate de:

• Viva Payments S.A. (Grecia/UE) — procesarea plăților, conform PSD2
• Supabase Inc. (SUA) — baza de date, cu date stocate în UE (Frankfurt). Transfer bazat pe SCC.
• Vercel Inc. (SUA) — hosting, cu servere în UE. Transfer bazat pe SCC.
• OpenAI, L.L.C. (SUA) — procesare AI pentru rapoarte. Transfer bazat pe SCC.
• Google LLC (SUA) — Analytics (cu consimțământ), autentificare OAuth. Transfer bazat pe EU-US Data Privacy Framework și SCC.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlanda/UE) — autentificare Facebook OAuth.

Nu vindem sau cedăm datele dvs. unor terțe părți în scopuri de marketing.

5. Drepturile dvs.

Conform GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

• Dreptul de acces (art. 15) — puteți solicita o copie a datelor dvs.
• Dreptul la rectificare (art. 16) — corectarea datelor inexacte.
• Dreptul la ștergere (art. 17) — „dreptul de a fi uitat". Consultați pagina de ștergere date.
• Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18).
• Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20) — datele în format structurat.
• Dreptul la opoziție (art. 21) — față de prelucrările bazate pe interes legitim.
• Dreptul de a retrage consimțământul — oricând, fără a afecta prelucrările anterioare.
• Dreptul de a depune plângere la ANSPDCP (dataprotection.ro).

Pentru exercitarea drepturilor: contact@codat.ro. Răspundem în termen de 30 de zile calendaristice.

6. Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate: criptare TLS în tranzit, criptare bcrypt pentru parole, acces restricționat pe baza principiului need-to-know, audit logs, backup regulat, monitorizare anomalii. Actualizăm periodic măsurile de securitate.

În caz de incident de securitate care vă afectează drepturile, vă vom notifica în termenul prevăzut de art. 33-34 GDPR.

7. Cookie-uri

Utilizăm cookie-uri pentru funcționarea platformei și, cu consimțământul dvs., pentru analiză și marketing. Detalii complete în Politica de cookie-uri.

8. Contact privind datele personale

FIXLY TECHNOLOGY SRL
Calea Națională 37A, Botoșani, Județul Botoșani, România
Email: contact@codat.ro

Nu avem obligația legală de a desemna un DPO (Responsabil cu protecția datelor), dar puteți adresa orice întrebare privind datele personale la adresa de email de mai sus.