Politica de confidențialitate

1. Temeiul legal

Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu:

• Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR)
• Legea nr. 190/2018 privind măsurile de punere în aplicare a GDPR
• Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor personale în sectorul comunicațiilor
• Directiva 2002/58/CE (ePrivacy), transpusă în legislația română

2. Ce date colectăm și de ce

Date de cont (utilizatori înregistrați)

Ce: Prenume, nume, adresă email, parolă (stocată doar ca hash criptografic ireversibil, bcrypt cu salt; nu o păstrăm niciodată în clar sau într-o formă care poate fi decriptată), opțional: număr de telefon, date firmă (denumire, CUI, adresă facturare), județ, localitate.

Scopul: Autentificare, gestionarea contului, emiterea documentelor fiscale.

Temeiul: Art. 6(1)(b) GDPR: executarea contractului.

Retenție: Pe durata existenței contului + 3 ani de la ștergere (obligații legale) sau 3 ani de la ultima autentificare (conturi inactive).

Date de verificare IMEI / serial

Ce: Numărul IMEI sau seria introdusă, rezultatul verificării, data/ora, ID-ul contului (dacă există).

Scopul: Furnizarea serviciului, istoricul verificărilor, suport tehnic.

Temeiul: Art. 6(1)(b) GDPR.

Retenție: 2 ani (cont înregistrat) / 30 de zile acces la raport (fără cont).

Identificarea automată a modelului

Ce: Când introduceți un IMEI sau o serie, păstrăm codul împreună cu brandul și modelul identificat. Înregistrarea nu este legată de contul, emailul sau adresa IP a celui care a introdus codul.

Scopul: Afișarea automată a modelului când același cod este introdus din nou, fără o nouă interogare a furnizorilor de date.

Temeiul: Art. 6(1)(f) GDPR: interes legitim (răspuns mai rapid și mai puține interogări transmise către terți).

Retenție: 90 de zile de la identificare, apoi ștergere automată.

Date de plată

Ce: Nu stocăm date de card. Viva.com (Viva Payments S.A.) procesează plățile. Păstrăm: ID tranzacție, sumă, monedă, dată, status.

Scopul: Confirmare plată, emitere factură, rambursări.

Temeiul: Art. 6(1)(b) și art. 6(1)(c) GDPR (obligații fiscale).

Retenție: 10 ani (conform Codului fiscal român).

Mesaje de suport / contact

Ce: Nume, email, subiect, conținutul mesajului, IP și user-agent la trimitere.

Temeiul: Art. 6(1)(f) GDPR: interes legitim (gestionarea relației cu clienții).

Retenție: 3 ani.

Date tehnice și de securitate

Ce: Adresă IP, browser, sistem de operare, acțiuni relevante pentru securitate (autentificări, erori).

Scopul: Prevenirea fraudei, securitatea platformei, diagnosticarea erorilor.

Temeiul: Art. 6(1)(f) GDPR: interes legitim.

Retenție: 1 an.

Date analitice (cu consimțământ)

Dacă acceptați cookie-urile de statistici, colectăm date anonimizate despre utilizarea platformei prin Google Analytics 4. Detalii în Politica de cookie-uri.

Temeiul: Art. 6(1)(a) GDPR: consimțământ.

3. Prelucrare AI

Rapoartele și asistentul AI din Codat.ro utilizează modele furnizate de Anthropic (Anthropic PBC, SUA) pentru generarea rezumatelor și răspunsurilor asistentului, și de OpenAI (OpenAI, L.L.C., SUA) pentru citirea automată a IMEI-ului din fotografii. Când OpenAI nu răspunde, citirea imaginii se face cu modelele Gemini ale Google (Google LLC, SUA). Cererile sunt rutate prin infrastructura Vercel AI Gateway. Datele transmise constau exclusiv în informațiile tehnice despre dispozitiv (rezultatele verificărilor, respectiv imaginea încărcată pentru citire IMEI), fără date de identificare personală. Transferul se realizează pe baza Clauzelor Contractuale Standard (SCC) aprobate de Comisia Europeană.

Nu utilizăm sisteme AI clasificate ca risc înalt conform Regulamentului (UE) 2024/1689 (AI Act) pentru luarea de decizii care afectează drepturile fundamentale ale utilizatorilor.

4. Destinatari și transferuri internaționale

Datele dvs. pot fi accesate de:

• Viva Payments S.A. (Grecia/UE), procesarea plăților, conform PSD2
• MongoDB Atlas (MongoDB, Inc., SUA): baza de date, cu date stocate în UE. Transfer bazat pe SCC.
• Vercel Inc. (SUA): hosting, cu servere în UE. Transfer bazat pe SCC.
• Anthropic PBC (SUA): procesare AI pentru rapoarte și asistentul Codi. Transfer bazat pe SCC.
• OpenAI, L.L.C. (SUA): procesare AI pentru citirea IMEI din fotografii. Transfer bazat pe SCC.
• Google LLC (SUA): Analytics (cu consimțământ), autentificare OAuth și citirea IMEI din fotografii, ca rezervă pentru OpenAI. Transfer bazat pe EU-US Data Privacy Framework și SCC.
• Microsoft Corporation (SUA): analitică de utilizare prin Microsoft Clarity (cu consimțământ). Transfer bazat pe EU-US Data Privacy Framework și SCC.
• Meta Platforms Ireland Ltd. (Irlanda/UE): autentificare Facebook OAuth.
• X Corp. (SUA): autentificare X/Twitter OAuth. Transfer bazat pe SCC.

Nu vindem sau cedăm datele dvs. unor terțe părți în scopuri de marketing.

5. Drepturile dvs.

Conform GDPR, beneficiați de următoarele drepturi:

• Dreptul de acces (art. 15): puteți solicita o copie a datelor dvs.
• Dreptul la rectificare (art. 16): corectarea datelor inexacte.
• Dreptul la ștergere (art. 17): „dreptul de a fi uitat". Consultați pagina de ștergere date.
• Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18).
• Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20): datele în format structurat.
• Dreptul la opoziție (art. 21): față de prelucrările bazate pe interes legitim.
• Dreptul de a retrage consimțământul: oricând, fără a afecta prelucrările anterioare.
• Dreptul de a depune plângere la ANSPDCP (dataprotection.ro).

Pentru exercitarea drepturilor: contact@codat.ro. Răspundem fără întârzieri nejustificate și în cel mult o lună de la primirea cererii. Dacă este necesar, având în vedere complexitatea și numărul cererilor, termenul poate fi prelungit cu încă două luni; în acest caz, vă informăm despre prelungire și despre motivele acesteia în prima lună.

6. Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate: criptare TLS în tranzit, parole stocate exclusiv ca hash criptografic ireversibil (bcrypt, cu salt), niciodată în clar sau într-o formă care poate fi decriptată, acces restricționat pe baza principiului need-to-know, audit logs, backup regulat, monitorizare anomalii. Actualizăm periodic măsurile de securitate.

În cazul unei încălcări a securității datelor cu caracter personal, notificăm ANSPDCP fără întârzieri nejustificate și, acolo unde este posibil, în cel mult 72 de ore de la momentul în care am luat cunoștință de aceasta (art. 33 GDPR). Dacă încălcarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile dvs., vă informăm și pe dvs. fără întârzieri nejustificate (art. 34 GDPR).

7. Cookie-uri

Utilizăm cookie-uri pentru funcționarea platformei și, cu consimțământul dvs., pentru analiză și marketing. Detalii complete în Politica de cookie-uri.

8. Contact privind datele personale

FIXLY TECHNOLOGY SRL
Calea Națională 37A, Botoșani, Județul Botoșani, România
Email: contact@codat.ro

Nu avem obligația legală de a desemna un DPO (Responsabil cu protecția datelor), dar puteți adresa orice întrebare privind datele personale la adresa de email de mai sus.